Consultoria em Gestão por Processo - Implantação de BPM

 

 

 

Gestão por Processo ou Gerenciamento de Processos nada mais é do que uma nova forma de visualizar as suas operações/ processos na sua organização. Tem como objetivo assegurar processos mais simples, rápidos, eficientes e eficazes, com significativa redução dos custos operacionais, através do melhor aproveitamento dos seus recursos financeiros, humanos e tecnológicos.  

A MS Soluções desenvolveu uma metodologia de implantação de Gestão por Processo ou Gerenciamento de Processos através da implantação do BPM Business Process Management que engloba as seguintes fases: 

 

 

Implantação de BPM 

 

 

 Fase I - Modelagem de Processos

 

 

Modelagem de processos é o conjunto de atividades envolvidas na criação de um processo de negócio existente ou proposto, que permitem às pessoas compreenderem, comunicarem, avaliarem e medirem os principais componentes dos processos de negócio.

O objetivo da modelagem é criar uma representação do processo que o descreva de forma necessária e suficiente para a tarefa em questão e tem como benefícios a facilidade de elaboração e leitura, fornecimento de uma base para medição de desempenho, etc.

A MS Soluções possui uma metodologia própria para a modelagem de processo e utiliza-se do software Adonis, líder no mercado Europeu. Veja exemplo: 

 

 

 

 

  Fase II - Mapeamento e análise de processos 

 Mapeamento de processos e analise de processos

 

 

O mapeamento de processo auxilia na visualização do processo, relacionando as suas variáveis com outros participantes (pessoas, processos, sistemas), eventos, resultados etc., em vários níveis de detalhes.

Muitas empresas tem dificuldade em mapear os seus processos.

Veja abaixo algumas dicas em como mapear processos:

a) Peça ao funcionário do departamento que você deseja mapear, para ele descrever como ele executa as suas atividades;

b) Baseado nisso tente reescrever estas atividades em forma de fluxograma. Você pode utilizar por exemplo o Excel, Power point ou até mesmo o software de mapeamento de processo Adonis na versão Free, que está disponível em nosso site http://www.msspn.com.br/servicos/software-adonis

c) Depois de desenhado os processos nos fluxogramas retorne ao funcionário e verifique se o que está descrito no mapeamento de processo coincide com que ele realmente executa.

d) Em caso negativo, refaça o mapeamento do processo descrevendo exatamente o que ele faz.

e) Em caso positivo; continue o mapeamento de processo incluindo os documentos inerentes ao processo, descreva os sistemas que o funcionário utiliza, organograma da empresa ,os pontos de controle etc.

 

 

Fase III - Apresentação das sugestões de melhorias 

 

 

 

A MS soluções desenvolveu uma metodologia própria na qual são apresentadas as sugestões de melhorias visando agregar valor ao cliente, eliminar retrabalhos, trazer aderência do sistema aos processos, eliminar gap’s de informações, minimizar esforços, trazer ganhos reconhecidos pela empresa e pelo cliente.

Veja abaixo o modelo de Plano de Ação.

 

 

 

 

 

 

Fase IV - Redesenho dos processos otimizados 

Redesenho dos processos otimizados

 

 

O redesenho dos processos otimizados é uma fase importante pois a empresa como um todo está adotando uma padronização dos procedimentos e trazendo o conhecimento para dentro da empresa. É nesta fase que é elaborado o Manual de Normas e Procedimentos, ou seja, somente após o redesenho dos processos. Veja o link relacionado ao Manual de Normas e Procedimentos.

A MS soluções utiliza-se do software Adonis para redesenhar seus processos relacionando os recursos (humanos, sistêmicos, regras, politicas, regulamentações e etc) necessários para a execução dos procedimentos.

 

 

Fase V - Elaboração dos pontos de controle

Elaboração dos pontos de controle 

 

 

A elaboração dos indicadores de desempenho ou performance nos processos tem como objetivo identificar o que a empresa quer mensurar e por que quer mensurar tais medições nos processos. É uma forma de avaliar constantemente se os resultados alcançados estão próximos dos resultados planejados.

A MS Soluções tem uma metodologia própria e eficiente de estabelecer indicadores de desempenho ou performance que ajudem na tomada de decisão.

 

 

Fase VI - Gerenciamento de desempenho de processos

 Gerenciamento de desempenho de processos

 

 

É de fundamental importância a medição de desempenho de processos (Gestão de Risco) pois, fornece informação necessária para que os gestores tomem decisões corretas sobre a alocação de recursos, mudança de regras, mudança de politicas em suas operações de negócio de forma a atingir os objetivos estabelecidos.

Um gerenciamento efetivo de processos requer medição de risco e controle do desempenho. Tipicamente envolve estabelecer objetivos, metas e indicadores; mensurar o desempenho atual e revisar a eficiência e eficácia dos processos de negócio.

A MS possui uma metodologia de gerenciamento de desempenho e de implantação de meritocracia que permite fazer as respectivas medições tanto manualmente como automaticamente trazendo maior poder de decisão ao gestor e a recompensa pela competência.

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